El Programa de Propiedad Excedente de Alabama tiene responsabilidades de cumplimiento para la propiedad donada a sus donatarios de conformidad con la Ley Federal de Propiedad y Servicios Administrativos de 1949, según enmendada. Toda propiedad adquirida por un donatario, independientemente del costo de adquisición, DEBE, por ley y regulaciones federales, ser puesta en uso dentro de un período de 1 año a partir de su recepción y continuar usándose durante 1 año o 18 meses (según los criterios) para lo cual fue adquirido.
Para propiedad federal con un costo de adquisición de $ 5,000 o más, nuestro sistema de administración de activos generará automáticamente notificaciones por correo electrónico y formularios de utilización a la dirección electrónica del Representante Autorizado en los archivos del Programa de Propiedad Excedente de Alabama.
La siguiente es la estructura para la cual se generan las notificaciones de cumplimiento y utilización estándar:
Formulario de utilización inicial
Este es el PRIMER contacto con el donatario por parte del sistema. Se envía automáticamente por correo electrónico 90 días después de la facturación del activo. Debe devolverse al Programa de propiedades excedentes de Alabama dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la notificación por correo electrónico.
Carta de seguimiento de utilización inicial
Si un formulario de utilización inicial no se devuelve y procesa después de 90 días de la notificación inicial por correo electrónico, se envía automáticamente una «Carta de seguimiento» al donatario.
Cuando se devuelve el formulario de utilización inicial, los datos se ingresan en el sistema para generar (1) notificación de fecha de vencimiento de restricción / uso continuo o (2) recordatorio de seguimiento.
Si el donatario no responde a la solicitud inicial y de seguimiento, el programa considera que el donatario infringe las restricciones de utilización (como se indica en el documento de distribución / factura) y se abre un caso de cumplimiento para su investigación.
Formulario de uso continuo
Si el donatario completa y devuelve el formulario de utilización inicial y se ingresan datos en el sistema, se envía automáticamente un «Formulario de uso continuo» por correo electrónico 270 días después de la «Fecha de servicio» ingresada y luego anualmente (si corresponde – 60 meses / restricciones perpetuas ).
Cuando se devuelve este formulario, se ingresan datos al sistema para validar o recalcular la fecha de vencimiento de la restricción.
Carta de seguimiento de uso continuo
Si un formulario de uso continuo no se devuelve y procesa después de 45 días de notificación por correo electrónico de uso continuo, se le enviará automáticamente por correo electrónico al beneficiario un “Seguimiento de uso continuo”.
Carta de caducidad
La «Fecha de vencimiento» se calcula automáticamente en función de la fecha de «En servicio» y el tipo de cumplimiento elegido. Esta carta sale cuando la fecha de vencimiento en la pestaña de utilización indica que debe salir.
Puede devolver los formularios de utilización:
Vía correo electrónico
Email para surplus.compliance@adeca.alabama.gov .
Por fax
334-286-4051
Por correo
Programa de propiedad excedente de ADECA
4590 Autopista móvil
Montgomery, AL 36108
